Valgstyret: Hvem har ansvaret for gjennomføring av valg?
Når ansatte skal velge representanter til selskapets styre, er det valgstyret som leder valget. Rollen omfatter langt mer enn selve stemmegivningen: valgstyret skal holde orden på frister, lister, kandidater, valgform, gjennomføring og resultat.
Hvordan opprettes valgstyret?
Etter representasjonsforskriften opprettes valgstyret av selskapet sammen med de ansattes tillitsvalgte. Det skal bestå av minst tre personer med stemmerett, hvorav én leder. De ansatte og selskapet skal ha minst én representant hver.
Det er klokt å etablere valgstyret tidlig. Valgdatoen skal som hovedregel kunngjøres to måneder i forkant, og flere andre frister ligger inne i denne perioden.
Hva er valgstyrets hovedoppgaver?
Fastsette valgdato og kunngjøre valget.
Gjøre tilgjengelig liste over stemmeberettigede og valgbare.
Informere om krav til kjønnssammensetning.
Kunngjøre frister og vilkår for forholdstallsvalg og valgkretser.
Motta, kontrollere og kunngjøre kandidatforslag.
Utarbeide retningslinjer for gjennomføringen.
Gjennomføre opptelling og fastsette valgresultatet.
Valgstyret må også håndtere spørsmål som oppstår underveis. Det kan for eksempel være uenighet om manntallet, tvil om en kandidat er valgbar eller mangler ved et kandidatforslag.
God dokumentasjon er en del av jobben
Valgstyret bør dokumentere sentrale beslutninger og sørge for at informasjon, frister og godkjente forslag kan etterprøves. Det gjør prosessen mer forutsigbar og reduserer risikoen for konflikt eller klage.
Dette bør valgstyret huske
Etabler valgstyret i god tid.
Lag én samlet tidsplan for hele valget.
Dokumenter sentrale beslutninger underveis.
Kort sagt: Valgstyrets arbeid starter lenge før den første stemmen avgis. Et godt gjennomført styrevalg begynner med et valgstyre som kjenner oppgavene sine og har kontroll på prosessen fra start til slutt.
